Le fonctionnement de la crèche repose sur 11 commissions
Le bureau : Présidence, secrétariat et trésorerie
Ces trois commissions constituent le bureau de l’association.
Comme en toute association, le président représente les Trot’Menu à l’extérieur : dans les actes de la vie civile et auprès des partenaires associatifs, institutionnels et privés. Il porte la responsabilité légale de la structure. Il a un rôle de coordinateur, et de médiateur. Il anime les réunions, réalise les comptes- rendus, signe les contrats, les invitations et les convocations. Il est largement sollicité sur de nombreux points et se doit d’avoir une bonne connaissance de la structure. Il est enfin le garant principal de la cohésion au sein du groupe de parents. Il assure un relais sur les commissions clés de l’association lorsque des familles rencontrent ponctuellement des difficultés de disponibilité.
Le secrétaire fait le suivi, archive et classe tous les documents utiles à la vie de l’association. Il informe les membres de l’association de la tenue des réunions et il réalise les dossiers annuels de financement de l’association auprès de la commune et des partenaires institutionnels. Il est le principal interlocuteur de la Caisse d’Allocation Familiale.
Le trésorier est responsable des finances et des comptes de l’association. Les bilans et comptes de résultats sont établis 2 fois par an pour accompagner les demandes de financements (mairie Orsay, CAF, Conseil Départemental).
Vice-Trésorerie
La commission vice-trésorerie, en charge de l’élaboration des fiches de paie et des différentes déclarations administratives du personnel (URSSAF, retraite, prévoyance, DADS…) . Elle travaille en partenariat avec l’ACEPP91.
Planning – Menus
Gestion du planning des tâches des familles (repas, lessives, ménages, réunions). Organisation de l’enchainement des menus à partir d’une liste de plats établie par une diététicienne.
Courses – bricolage
Commandes des courses demandées par les professionnels par internet et suivi de leur livraison.
Surveillance de l’état des locaux et entretien quotidien. Organisation des travaux de réparation et d’aménagement.
Enfance
Reccueil et proposition de thèmes pédagogiques intéressant parents et professionnels pour les réunions enfance mensuelles.
Organisation des réunions enfance, éventuellement avec des intervenants.
Organisation des sorties annuelles (pique-nique, ferme, ludothèque, caserne des pompiers, spectacles à la MJC Jacques Tati pendant Festi’Mômes….).
Organisation de la fête de Noël à la Bouvêche.
Gestion des jouets et livres, du matériel pédagogique (achat, renouvellement, fabrication….). Rédaction des comptes-rendus des réunions enfance.
Familles
Accueil téléphonique et information des familles intéressées par la crèche. Organisation et animation des réunions de recrutement des nouvelles familles. Gestion des listes d’attente.
Organisation d’une journée portes ouvertes au printemps de chaque année pour présenter la crèche aux familles intéressées.
Reccueil des planning prévisionnels des heures hebdomadaires des enfants à la crèche pour l’établissement des contrats.
Rédaction des contrats des familles.
Relevé des heures hebdomadaires réalisées par les enfants à la crèche, et vérification de l’adéquation avec les contrats des familles.
Relations pros
Suivi relationnel avec les professionnels. Intermédiaire de communication entre les professionnels et le groupe de parents.
Tuteur administratif des contrats qualifications.
Suivi pédagogique et administratif des formations des salaries. Suivi formations ACEPP.
Consolide le planning rempli par la responsable technique.